Autor: Iker Igoa, Manager en ARBENTIA
El complejo negocio del alquiler de maquinaria cubre, entre otros, tres ámbitos clave, como la prevención de riesgo laborales, la calidad de los procesos y la gestión de las personas, interconectados por la gestión documental como su cordón umbilical. La mayoría de las compañías del sector dedican un esfuerzo ingente a esta gestión y no es de extrañar, dado que las organizaciones en las que la documentación no está adecuadamente articulada y manejada, podrían tener no sólo un problema administrativo, sino también un riesgo operativo e incluso posibles sanciones.
Control y trazabilidad de principio a fin
Las empresas de venta y alquiler de maquinaria que proveen equipos a los más diversos sectores, precisan llevar a cabo la gestión documental en diferentes áreas. Una de ellas es la de las máquinas, donde se necesita manejar desde los manuales de uso, las certificaciones o los registros de inspección, hasta los mantenimientos, el histórico de revisiones preventivas y correctivas, las posibles adaptaciones y la documentación técnica asociada. Se trata de un altísimo número de documentos que deben mantenerse siempre actualizados tanto para el proveedor como para el cliente que usará los equipos. Imaginemos la complejidad que ello conlleva en una compañía con miles de equipos en movimiento.
Otro ámbito fuertemente impactado por la gestión documental son los procesos internos de calidad y el cumplimiento de las normativas europeas y estatales. El cometido principal de la recopilación y manejo de documentos aquí se centra en los procedimientos, los controles y los registros que muestran que la organización está operando conforme a los estándares internos y externos establecidos.
Mientras, la gestión documental ligada a las personas abarca desde las acreditaciones para el manejo de equipos o la formación en prevención de riesgos laborales, hasta los reconocimientos médicos o la asignación de equipos de protección personal. Dicha documentación no se refiere únicamente a los profesionales que manejan la maquinaria, sino también a todo lo que rodea su transporte, recogida o mantenimiento en obra o en las instalaciones de los clientes.
Las modernas soluciones de gestión diseñadas para el sector, como ARBENTIA Machinery, prestan una ayuda muy importante para el manejo de esta documentación. Sus capacidades automatizan un volumen de procesos enorme, reduciendo de manera drástica la carga administrativa. Su aportación no termina con facilitar el almacenamiento y la consulta, sino que también son capaces de generar avisos automatizados de renovaciones de documentos, revisiones de equipos pendientes, etc. aportando eficiencia y reduciendo drásticamente el peligro de olvido o error.
Innovaciones al servicio de los procesos de cumplimiento y calidad
Hoy, las capacidades de estas soluciones son prácticamente imprescindibles para asegurar el cumplimiento normativo de las máquinas en las organizaciones que cuentan con estos equipos, sin olvidar que las empresas de venta y alquiler son responsables de la entrega de equipos seguros y conformes a la normativa.
Los proyectos de despliegue de dichas capacidades se enfocan en objetivos como alcanzar una mayor eficiencia operativa (al reducir los tiempos de búsqueda de información y del control manual de vencimientos); permitir que cada organización cuenta con un sistema documental fiable, accesible y sostenible usado como una única fuente de contenido, en lugar de un conjunto de documentos y carpetas difícil de manejar; y asegurar el control y la gobernanza de esta documentación, con un conocimiento detallado acerca del contenido disponible, cuándo y quién lo actualiza, si cumple los requisitos legales, normativos y de calidad o la gestión de permisos y niveles de acceso.
Gracias a estas innovaciones para la gestión documental digitalizada, las empresas del sector pueden contar con un entorno automatizado para el cumplimiento y la gestión documental de calidad de máquinas y empleados que abarca, desde el propio ERP, pasando por las capacidades específicas del servicio digital de asistencia técnica (SAT Field Service), hasta la gestión documental en SharePoint. En este entorno, formado por ARBENTIA Machinery, la nube Microsoft Azure y las capacidades de OpenAI, se integran y manejan documentos desde un importante número de fuentes, desde fuentes internas como el propio ERP, el aplicativo de gestión comercial y de clientes o la analítica de las organizaciones, hasta sus portales de clientes y aplicativos de movilidad para transportistas, recogidas e inspecciones de equipos, todo ello, junto a asistentes de IA que facilitan aún más cualquier actividad.
Si quiere conocer más sobre la gestión documental digitalizada con ARBENTIA Machinery y sus ventajas, inscríbase al próximo webinar detallado AQUÍ.
