Por Carolina Domínguez, Automotive & Machinery Account Manager en ARBENTIA
La venta y alquiler de maquinaria tiene una dimensión cada vez más europea e internacional. Para las empresas españolas del sector, atender a un cliente en otro país supone ofrecer el mismo nivel de servicio, información y control. Por tanto, a medida que aumenta la cobertura geográfica, mantener la misma calidad, agilidad y rentabilidad hace cada vez más necesario que todos los procesos del ciclo de venta y alquiler de la maquinaria se gestionen de manera integrada.
El ciclo de venta y alquiler de maquinaria abarca múltiples procesos: desde la gestión comercial, disponibilidad, almacén, transporte, entregas y recogidas, hasta inspecciones, mantenimiento, asistencia técnica y facturación. Gestionarlos de forma independiente aumenta la complejidad, especialmente cuando se añade el factor internacional.
Es aquí donde entran en juego las soluciones de gestión TI pensadas para el sector, como ARBENTIA Machinery. Estas plataformas modulares y escalables están diseñadas para evolucionar con el negocio y acompañar su expansión.
Cuando el cliente está lejos, los datos deben permanecer cerca
El proceso comienza cuando un cliente solicita una máquina para una obra o proyecto. El comercial crea una oferta con los datos del cliente, la dirección de entrega, el tipo de máquina, el periodo de alquiler y el precio. Una vez aceptada, se genera una solicitud de servicio que actúa como contrato de alquiler e incluye los servicios asociados, los costes de transporte y otros conceptos vinculados.
Es importante destacar que en una gestión a escala internacional, la información introducida al comienzo no queda aislada en el área comercial, sino que acompaña a la máquina durante toda la operación, que se gestiona desde un mismo entorno.
Una parte clave de este modelo de gestión es la movilidad, ya que los procesos no terminan en el sistema de gestión central ERP ni deben depender de que el conductor o el técnico regresen a una oficina para actualizar la información.
Las aplicaciones para el sector modernas, como ARBENTIA Machinery, permiten trabajar desde el lugar en el que se desarrolle la operación. En el transporte, el conductor recibe en su dispositivo móvil la ruta, la información de la máquina, el destino y el tipo de operación. Durante la entrega o recogida su aplicación móvil también le ayuda a documentar el estado de la máquina mediante fotografías, registrar posibles daños, actualizar parámetros operativos y registrar la firma del cliente. Todo se realiza con la máxima automatización posible y, al finalizar, el transportista cierra la operación desde la aplicación y la información queda automáticamente registrada en el sistema de gestión ERP central.
Esta misma lógica se aplica a las operaciones en taller, donde los técnicos gestionan sus órdenes de trabajo desde una aplicación móvil que funciona online y offline, manteniendo la operativa incluso en espacios sin cobertura de Internet.
Inteligencia artificial para estandarizar las inspecciones
La gestión del estado de la maquinaria es clave en el negocio de alquiler, especialmente cuando los equipos están dispersos geográficamente. Con soluciones de gestión modernas, la recepción del equipo puede generar automáticamente una inspección en la que, mediante IA, se comparan fotografías tomadas antes y después del alquiler para detectar posibles daños. El sistema estandariza y valida las imágenes y genera una relación de incidencias, aunque la decisión final de qué daños corresponden al uso normal y cuáles son facturables dependa del supervisor. Este modelo con IA agiliza las inspecciones y favorece procedimientos homogéneos y trazables, especialmente útil en el ámbito internacional.
Tras la fase de inspección de la máquina, se genera una orden de trabajo y el responsable asigna las tareas a los técnicos, que registran las intervenciones, el tiempo y los materiales empleados. Los técnicos se apoyan en checklists específicas para cada tipo de máquina para estandarizar el mantenimiento y toda la información se sincroniza con el ERP. Desde la solicitud de servicio y las órdenes de trabajo pueden facturarse el alquiler, el transporte y los posibles daños, manteniendo la trazabilidad de toda la operación.
El principio que articula todo este modelo de gestión, apoyado en las TI, es sencillo: los datos se introducen una sola vez y se comparten entre los diferentes departamentos, proporcionando trazabilidad en tiempo real a toda la organización.
La digitalización de los procesos de venta y alquiler de maquinaria y su interconexión aporta eficiencia, productividad y control, pero su impacto más importante se refleja en la relación con el cliente. Disponer de información compartida permite prestar un servicio más ágil, coordinado y trazable, independientemente de la dirección de entrega.
Para las compañías españolas del sector, contar con unas plataformas de gestión como ARBENTIA Machinery, supone mantener los datos y la trazabilidad de las operaciones en España y también a nivel internacional. La tecnología no elimina las distancias geográficas, pero sí reduce las distancias entre los datos y los procesos, para que crecer a nivel internacional no implique cambios en la calidad, agilidad o rentabilidad con la que se atiende a cada cliente.
